PI里一个字段写错，收款周期从7天拉到21天，这是外贸团队最常见的真实数据异常。

核心问题分析

因为很多人把PI当成报价单随手做，所以关键字段不一致，导致客户付款依据不清、银行审核卡住。官方文档说“可简化”，但实测中币种、付款条件、装运条款三项缺一项就会被打回。

另一个隐藏问题是版本控制。PI改了数量或价格却没重新编号，客户用旧版付款，账期直接错位。

实操解决方案

步骤一：先定版本号与有效期

  • 编号规则建议：PI-客户简称-年月-序号，比如 PI-ABC-202501-02。
  • 有效期写明 7-14 天，避免汇率波动引发争议。

步骤二：补齐必须字段

  • 买卖双方信息：公司全称、地址、联系人。
  • 货物明细：品名、规格、HS Code、数量、单价、总价。
  • 付款条件：T/T 30%订金+70%出货前，或L/C at sight。
  • 装运条款：FOB/CIF及港口，写到具体港名。

步骤三：参数校验与复核

  • 币种统一为USD/EUR，不混写。
  • 数量与装箱单一致，允许误差范围写清楚，例如±5%。
  • 用ERP导出时，检查税率字段，避免出现0%与免税冲突。

操作时建议在出PI前打开系统路径：外贸ERP-单证-形式发票，直接拉到最底部看“付款条件”是否为空。

字段 常见错误 后果
付款条件 只写T/T 银行要求补充，延迟收款
装运条款 只写FOB 港口不明确，订舱被退
有效期 未填写 客户拖延付款引发价格争议

风险与避坑

不要用同一份PI给多个客户改名字，这是老手常犯的偷懒坑。因为系统会保留旧版汇率或条款，导致付款与合同不匹配。另一点是信用证条款，如果客户要求L/C，PI里必须写明“L/C at sight”，否则银行会以不一致拒付。

点开报表后，直接拉到最底部，查看“历史PI变更记录”，确保版本号与日期一致。

验证指标

  • 客户付款平均周期是否稳定在7-10天。
  • 银行或财务退回率是否低于2%。
  • PI与合同、装箱单字段一致率达到100%。

更多单证细节可参考外贸单证实操指南，避免因细节丢单。